RGPD et protection des données

Dernière mise à jour : 4 juillet 2026

Cette page décrit la manière dont ScolaSign, édité par Ad Cognita, applique le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans le cadre de son service d'émargement numérique. Elle complète la politique de confidentialité, qui détaille les traitements réalisés.

Qui est responsable de quoi ?

La répartition des rôles au sens du RGPD est la suivante :

• Pour les données des apprenants, formateurs et responsables légaux enregistrées dans le service : l'établissement client (organisme de formation, CFA, école) est responsable de traitement. Il décide des finalités et des moyens du traitement (suivi d'assiduité, preuves d'émargement) et informe les personnes concernées. Ad Cognita agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : elle ne traite ces données que pour le compte et sur instruction de l'établissement.
• Pour les données des visiteurs du site scolasign.fr (formulaire de contact, demande de démonstration, inscription à l'essai) : Ad Cognita est responsable de traitement.

Hébergement exclusivement en France

L'ensemble des données du service (base de données, signatures, justificatifs, sauvegardes) est hébergé exclusivement en France. Aucun transfert de données vers un pays situé hors de l'Union européenne n'est réalisé dans le cadre du fonctionnement du service d'émargement.

Cette absence de transfert hors Union européenne vise le fonctionnement du service d'émargement lui-même. Elle ne concerne pas les traceurs du site vitrine scolasign.fr, dont l'un (Ahrefs Analytics) est fourni par une société établie hors Union européenne : le détail figure dans notre politique de cookies.

Données traitées

• Identité : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone (facultatif), photo de profil (facultative).
• Présence et signatures : émargements horodatés, signatures électroniques, présences, retards, absences et départs anticipés.
• Justificatifs : documents transmis pour justifier une absence ou un retard.
• Données techniques : journaux de connexion et de sécurité.

Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée du contrat liant l'établissement à ScolaSign, puis le temps nécessaire au respect des obligations légales de preuve d'assiduité applicables aux organismes de formation, dont la durée varie selon les financeurs concernés (OPCO, CPF, Régions, apprentissage, etc.). À l'issue de ces durées, ou sur demande de l'établissement dans le cadre de la réversibilité, les données sont supprimées. Les données du site vitrine (contacts, demandes de démonstration) sont conservées au maximum trois ans après le dernier contact.

Sous-traitants ultérieurs

Ad Cognita fait appel à un nombre limité de sous-traitants ultérieurs, strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment son hébergeur (serveurs situés en France — voir les mentions légales). Chaque sous-traitant ultérieur présente des garanties appropriées et est lié par des engagements conformes à l'article 28 du RGPD. La liste à jour des sous-traitants peut être communiquée sur demande à contact@scolasign.fr.

Mesures de sécurité

• Chiffrement TLS de l'ensemble des échanges (HTTPS).
• Sauvegardes régulières des données.
• Contrôle d'accès par rôles : chaque utilisateur (administrateur, responsable pédagogique, formateur, apprenant, responsable légal) n'accède qu'aux données nécessaires à sa fonction.
• Cloisonnement des données de chaque établissement (architecture multi-établissements avec isolation par client).
• Journalisation des accès et horodatage des signatures.

Droits des personnes

Toute personne concernée (apprenant, formateur, responsable légal) dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le RGPD.

• Pour les données gérées dans le cadre d'une formation : la demande doit être adressée en priorité à l'établissement de formation, responsable de traitement. Ad Cognita assiste l'établissement dans le traitement de ces demandes.
• Pour les données du site scolasign.fr, ou si vous ne parvenez pas à joindre votre établissement : écrivez à contact@scolasign.fr.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Nos engagements

• Aucune vente ni cession de données : les données ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
• Aucun cookie publicitaire sur le site, et aucune publicité ciblée : le site dépose, avec votre accord uniquement, des traceurs de mesure d'audience fournis par un tiers — détail dans notre politique de cookies.
• Les données ne sont traitées que pour les finalités du service : suivi d'assiduité, émargement et production de preuves conçues pour vos audits Qualiopi et des financeurs.

Pour le détail complet des traitements (finalités, bases légales, destinataires), consultez la politique de confidentialité.