Manuel d'utilisation

À quoi ça sert — ScolaSign distingue cinq profils d'utilisateurs. Chacun dispose de son propre espace et de ses propres fonctions ; ce manuel consacre un chapitre à chaque rôle. Identifiez le vôtre dans le tableau ci-dessous, puis rendez-vous au chapitre correspondant.

À quoi ça sert — ScolaSign s'utilise aussi bien en formation initiale qu'en formation professionnelle. Le vocabulaire doit se lire selon votre contexte : les mots changent, les fonctions restent identiques.

• Étudiant / élève : personne en formation initiale.
• Apprenant / stagiaire de la formation professionnelle : personne en formation professionnelle.
• Formateur : professionnel agissant en qualité d'enseignant.
• Responsable légal : personne habilitée à suivre l'apprenant. Ce n'est pas nécessairement un parent : il peut s'agir du ou des parents ou représentants légaux d'un apprenant mineur, et/ou d'un tuteur en entreprise en alternance. Un apprenant peut avoir plusieurs responsables légaux.

À quoi ça sert — Selon votre rôle, vous utilisez l'une des deux applications ScolaSign, avec les mêmes identifiants.

• L'espace web (dans votre navigateur) pour les administrateurs, coordinateurs pédagogiques et formateurs : gestion, séances et suivi.
• L'application mobile (installable sur téléphone) pour les étudiants et responsables légaux : signature, planning et notifications.

À quoi ça sert — Le manuel s'utilise comme un guide de référence : on n'est pas obligé de le lire en entier.

1. Commencez par le chapitre Prise en main : il explique la connexion et l'installation, valables pour tous les rôles.
2. Consultez ensuite le chapitre Fonctions communes (messagerie, notifications, calendrier) partagé par tous les profils.
3. Rendez-vous enfin au chapitre de votre rôle pour le détail de chaque fonction.

Depuis scolasign.fr (connexion unifiée)

À quoi ça sert — La page d'accueil scolasign.fr vous connecte sans avoir à connaître l'adresse exacte de votre organisme : elle vous redirige automatiquement vers le bon espace.

1. Rendez-vous sur scolasign.fr et cliquez sur Se connecter.
2. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
3. Si votre compte n'existe que dans un seul organisme, vous êtes connecté directement.
4. Si vous appartenez à plusieurs organismes, choisissez celui à ouvrir dans la liste proposée.

Depuis l'adresse de votre organisme

À quoi ça sert — Chaque organisme possède sa propre adresse, au format votre-organisme.scolasign.fr. Vous pouvez l'enregistrer en favori pour aller droit au but.

1. Ouvrez l'adresse de votre organisme dans votre navigateur.
2. Saisissez vos identifiants sur la page de connexion.

Mot de passe oublié

À quoi ça sert — Réinitialiser vous-même votre mot de passe sans solliciter l'administration.

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié.
2. Saisissez votre adresse e-mail : un lien de réinitialisation vous est envoyé.
3. Ouvrez le lien reçu, puis choisissez un nouveau mot de passe.

À quoi ça sert — Étudiants et responsables légaux utilisent l'application mobile ScolaSign. Sur Android elle se télécharge sur Google Play ; sur iPhone elle s'installe depuis le navigateur du téléphone.

• Sur Android : téléchargez ScolaSign sur Google Play. L'application est gratuite.
• Sur iPhone / iPad : ouvrez l'adresse de votre organisme dans Safari, menu Partager, puis Ajouter à l'écran d'accueil. La version App Store est en cours de publication.
• Dans les deux cas, la connexion se fait ensuite avec les identifiants personnels reçus par e-mail.

À quoi ça sert — Comprendre la navigation générale avant d'entrer dans le détail de chaque fonction.

• Espace web : un menu latéral donne accès aux grandes sections (tableau de bord, classes, séances, assiduité, communication, rapports, configuration). Les intitulés affichés dépendent de votre rôle.
• Application mobile : une barre d'onglets en bas de l'écran — Accueil, Planning, Prévenir, Messages, Plus — regroupe l'essentiel.

Échanger des messages

À quoi ça sert — Communiquer en temps réel au sein de l'organisme : entre l'équipe pédagogique, avec les étudiants et avec les responsables légaux, sans quitter ScolaSign.

1. Ouvrez la Messagerie (menu latéral dans l'espace web, onglet Messages sur mobile).
2. Sélectionnez une conversation existante ou démarrez-en une nouvelle en choisissant un destinataire.
3. Saisissez votre message et envoyez-le : il apparaît instantanément chez votre interlocuteur.

Envoyer un message vocal

À quoi ça sert — Dicter un message plutôt que le taper, pratique en mobilité.

1. Dans une conversation, maintenez ou touchez le bouton micro.
2. Enregistrez votre message, puis envoyez-le.
3. Le destinataire l'écoute directement dans le fil de discussion.

Messages non lus

À quoi ça sert — Repérer d'un coup d'œil les conversations qui demandent votre attention.

• Un compteur signale le nombre de messages non lus sur l'icône Messagerie.
• Ouvrir une conversation la marque automatiquement comme lue.

Le centre de notifications

À quoi ça sert — Retrouver au même endroit les événements importants : nouveaux messages, séances, absences signalées, justificatifs traités…

1. Touchez l'icône cloche pour ouvrir la liste des notifications.
2. Touchez une notification pour aller directement à l'élément concerné.
3. Vous pouvez tout marquer comme lu ou effacer la liste.

Notifications push sur le téléphone

À quoi ça sert — Être prévenu sur son téléphone même quand l'application est fermée. Les notifications push concernent les étudiants et les responsables légaux, sur l'application mobile.

1. Installez d'abord l'application sur l'écran d'accueil (voir Prise en main).
2. Dans les réglages de l'application, activez les notifications.
3. Autorisez les notifications lorsque votre téléphone vous le demande.

À quoi ça sert — Retrouver ses séances dans son agenda habituel (Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook…) grâce à un lien d'abonnement qui se met à jour automatiquement.

1. Depuis votre profil, copiez le lien d'abonnement au calendrier (format .ics).
2. Dans votre application d'agenda, ajoutez un calendrier « par abonnement » et collez ce lien.
3. Vos séances y apparaissent et se synchronisent au fil des mises à jour.

Consulter, créer, modifier et supprimer un établissement

À quoi ça sert — Un organisme peut comporter plusieurs établissements (sites, antennes, centres). Chaque établissement porte sa propre identité sur les feuilles d'émargement (nom, code, coordonnées). Cette page vous permet de tenir cette liste à jour.

1. Dans le menu latéral, rubrique Structures, cliquez sur Établissements.
2. La liste de tous vos établissements s'affiche. Cliquez sur l'un d'eux pour consulter sa fiche.
3. Pour en ajouter un, cliquez sur Ajouter un établissement.
4. Renseignez au minimum le Nom et le Code (champs obligatoires marqués d'une astérisque), puis le Type, l'Adresse, la Ville et le Téléphone.
5. Validez pour enregistrer. L'établissement apparaît aussitôt dans la liste.
6. Pour modifier une fiche existante, ouvrez-la et corrigez les champs souhaités. Pour la supprimer, utilisez l'action de suppression proposée sur la fiche.

Gérer le logo, le cachet et la signature du directeur d'un établissement

À quoi ça sert — Ces trois visuels personnalisent les documents officiels générés par ScolaSign (notamment les feuilles d'émargement et les exports PDF) : le logo identifie l'établissement, le cachet et la signature du directeur les authentifient.

1. Ouvrez l'établissement concerné depuis l'écran Établissements.
2. Dans la zone Documents officiels, utilisez l'emplacement Logo pour ajouter ou changer le logo (cliquez sur « Ajouter un logo » ou « Changer le logo » et choisissez un fichier image).
3. Chargez de la même façon le Cachet établissement et la Signature directeur depuis leurs emplacements respectifs.
4. Pour retirer l'un de ces visuels, utilisez l'action de suppression associée à l'emplacement (une confirmation vous est demandée pour la signature du directeur).

Rattacher des personnes à un établissement, et ses paramètres propres

À quoi ça sert — Répartir les intervenants et les apprenants par site. Certains paramètres, comme les plages horaires de cours, peuvent être définis spécifiquement pour un établissement.

1. Le rattachement se fait par la classe : à la création ou à la modification d'une classe, le champ Établissement détermine le site auquel elle appartient. Ses apprenants et ses enseignants suivent.
2. La fiche de l'établissement, elle, porte son identité : nom, code, ville, logo et documents officiels (voir les deux fonctions précédentes).
3. Pour les paramètres propres à l'établissement (plages horaires, jours de cours), rendez-vous dans Configuration > Paramètres et sélectionnez l'établissement concerné dans le sélecteur de périmètre (voir la fonction Paramètres de l'organisme plus bas).

Créer, modifier ou archiver une classe et définir ses matières

À quoi ça sert — La classe (ou groupe) rassemble les étudiants qui suivent une même formation. C'est à ce niveau que l'on rattache les étudiants, que l'on définit les matières enseignées et que l'on planifie les séances.

1. Dans la rubrique Structures, cliquez sur Classes & Étudiants.
2. Utilisez le champ de recherche pour retrouver une classe, ou créez-en une nouvelle. Un assistant de création guidé (Nouvelle classe — assistant) vous accompagne étape par étape.
3. Ouvrez une classe pour accéder à sa fiche détaillée, organisée par onglets : Étudiants, Séances, Planning et Statistiques.
4. Pour définir l'enseignement, ajoutez les matières de la classe puis répartissez les heures par matière. Les enseignants pourront ensuite choisir la matière dispensée lors de la planification.
5. Pour retirer une classe de l'activité courante sans perdre son historique, utilisez Archiver la classe.

Configurer le planning et le calendrier annuel d'une classe

À quoi ça sert — Le planning organise les séances de la classe sur les créneaux du matin et de l'après-midi ; le calendrier annuel définit les périodes de formation (en centre, en entreprise, congés) sur l'année.

1. Ouvrez la classe puis son onglet Planning, ou passez par le menu Planification pour la vue d'ensemble.
2. Positionnez les séances sur les créneaux disponibles ; les plages horaires du matin et de l'après-midi proviennent des Paramètres (globaux ou propres à l'établissement).
3. Renseignez le calendrier annuel pour distinguer les périodes de présence en formation des autres périodes.

Ajouter, retirer et gérer les étudiants d'une classe

À quoi ça sert — Vous constituez et faites évoluer l'effectif de chaque classe, tenez à jour la fiche de chaque étudiant et dépannez les accès (mot de passe).

1. Ouvrez la classe, onglet Étudiants. Un champ de recherche permet de filtrer la liste.
2. Pour ajouter un étudiant, utilisez l'action d'ajout et renseignez ses informations, ou sélectionnez un étudiant existant.
3. Pour retirer un étudiant de la classe, utilisez l'action de retrait (une confirmation est demandée) ; son historique reste conservé.
4. Pour modifier sa fiche (identité, coordonnées) ou changer son statut, ouvrez sa fiche depuis la liste.
5. Pour réinitialiser son mot de passe, utilisez Réinitialiser le mot de passe : un mot de passe temporaire est généré et affiché, à communiquer à l'étudiant qui pourra le changer ensuite.

Créer, modifier, supprimer un formateur et consulter ses statistiques

À quoi ça sert — Vous gérez les comptes des formateurs (enseignants), qui se connectent à la même application avec une vue réduite (leurs séances, leur planning, leurs formations), et vous suivez leur activité.

1. Dans la rubrique Structures, cliquez sur Enseignants.
2. Pour créer un formateur, ajoutez-le en renseignant son adresse e-mail et un mot de passe ; il se connectera avec ces identifiants.
3. Affectez ses matières par classe afin de les retrouver automatiquement à la planification.
4. Pour consulter son activité, ouvrez ses statistiques (séances dispensées, taux, répartition) depuis sa fiche.
5. Pour modifier ou supprimer un formateur, ouvrez sa fiche et utilisez les actions correspondantes.

Désigner des formateurs référents de classe

À quoi ça sert — Le formateur référent (responsable pédagogique de la classe) est l'interlocuteur privilégié pour le suivi du groupe. Cette désignation apparaît sur la fiche de la classe.

1. Ouvrez la classe concernée.
2. Utilisez Ajouter un référent pour désigner un formateur comme référent de classe.
3. Le référent désigné s'affiche sur la fiche de la classe (« Responsable pédagogique »).

Consulter et gérer les comptes utilisateurs

À quoi ça sert — Cet écran centralise les comptes de votre organisme. Vous y consultez et créez des comptes, ajustez les profils, les rôles et les accès.

1. Dans la rubrique Structures, cliquez sur Comptes utilisateurs.
2. Pour créer un compte, utilisez l'action de création et renseignez le profil (identité, adresse e-mail).
3. Pour modifier un profil, ouvrez la fiche de la personne et corrigez ses informations.
4. Pour changer le rôle d'un compte, sélectionnez le nouveau rôle (Coordinateur pédagogique, Formateur, Étudiant, Responsable légal).
5. Pour réinitialiser un mot de passe, utilisez l'action dédiée ; un mot de passe temporaire est fourni.
6. Pour la photo, ajoutez ou remplacez la photo de profil depuis la fiche.
7. Pour marquer un utilisateur comme formateur, activez l'option correspondante : la personne pourra alors intervenir en tant que formateur.

Consulter le trombinoscope

À quoi ça sert — Le trombinoscope présente les visages et noms des membres pour reconnaître rapidement les étudiants, formateurs et responsables. Il sert aussi de point d'entrée vers les fiches individuelles.

1. Dans la rubrique Structures, cliquez sur Trombinoscope.
2. Parcourez ou filtrez les personnes affichées.
3. Cliquez sur une personne pour ouvrir directement sa fiche (par exemple le calendrier d'assiduité d'un étudiant).

Créer, affecter et signer des colonnes de planning

À quoi ça sert — Les colonnes de planning permettent d'organiser des activités particulières qui ne sont pas des séances standard (individualisation, TD extérieur, etc.), en complément des séances des formateurs, et de suivre leur couverture sur les créneaux.

1. Ouvrez la vue Planification.
2. Créez une colonne personnalisée pour l'activité voulue.
3. Affectez la colonne à un créneau (matin ou après-midi) pour la classe concernée.
4. Le suivi de couverture indique si le créneau est entièrement couvert (cumul des séances et des colonnes affectées).

Créer, modifier, supprimer une séance et changer son statut

À quoi ça sert — La séance est le cours daté qui donne lieu à l'émargement. Vous en créez, ajustez les détails et pilotez son statut (planifiée, en cours, terminée, annulée).

1. Dans la rubrique Principal, cliquez sur Séances pour voir les séances du jour et à venir.
2. Cliquez sur Planifier une séance pour en créer une : choisissez la classe, la date, le créneau, l'enseignant et, le cas échéant, la matière et la salle.
3. Ouvrez une séance pour la modifier ou la supprimer.
4. Le statut évolue au fil de la journée (Planifiée, En cours, Terminée, Annulée) ; certaines actions d'émargement ne sont possibles qu'une fois la séance ouverte.

Générer et afficher le QR d'émargement dynamique

À quoi ça sert — Le QR code dynamique permet à chaque étudiant de signer en le scannant avec son téléphone. Le code se renouvelle en continu, ce qui empêche de le photographier pour signer à distance (anti-fraude).

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Affichez le QR d'émargement (idéalement sur un vidéoprojecteur ou un grand écran).
3. Chaque étudiant scanne le QR avec son téléphone puis signe. Le code se met à jour automatiquement.

Consulter la feuille d'émargement et gérer les présences

À quoi ça sert — La feuille d'émargement liste les étudiants de la séance avec leur statut de présence et leur signature. Vous pouvez la consulter, faire signer un étudiant directement sur votre écran, corriger un statut et ajuster la liste.

1. Ouvrez la séance, puis la Feuille d'émargement.
2. Pour faire signer un étudiant sur votre écran, cliquez sur son nom puis sur Faire signer sur cet écran : il signe au doigt (pad) sur votre ordinateur ; la signature est tracée avec votre nom.
3. Pour modifier un statut de présence, sélectionnez le statut voulu parmi : Présent, En retard, Absent justifié, Absent injustifié, Parti en avance, Congé payé (CP), Réquisition, Arrêt maladie. Pour un retard, vous pouvez préciser sa durée.
4. Pour ajouter un étudiant à la feuille, utilisez « Ajouter un étudiant à la séance ». Pour en retirer un, utilisez l'action de retrait.

Gérer la signature du formateur et l'absence de l'enseignant

À quoi ça sert — La feuille d'émargement doit aussi porter la signature de l'enseignant qui a dispensé la séance. Vous pouvez la lui demander, la retirer si nécessaire, ou déclarer l'enseignant absent.

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Pour solliciter la signature, utilisez Demander la signature à l'enseignant.
3. Si l'enseignant a signé par erreur, retirez sa signature via l'action correspondante sur la séance.
4. Si l'enseignant est absent, utilisez Marquer enseignant absent ; la mention « Enseignant absent » s'affiche sur la séance. Pour revenir en arrière, utilisez Annuler l'absence.

Émarger par e-mail (solution de repli)

À quoi ça sert — Lorsque le QR ou le NFC ne peuvent pas être utilisés (distanciel, incident technique), vous pouvez envoyer aux étudiants un lien de signature sécurisé par e-mail. Chacun signe alors depuis son propre appareil.

1. Ouvrez la séance, puis la feuille d'émargement.
2. Ouvrez la fenêtre Envoyer email d'émargement.
3. Choisissez d'envoyer à toute la classe ou à des étudiants sélectionnés, puis confirmez l'envoi.
4. Chaque étudiant reçoit un e-mail contenant un lien de signature sécurisé, valable 3 heures, et signe depuis son ordinateur ou son téléphone. Un lien individuel peut aussi être envoyé depuis la fiche d'un étudiant (« Envoyer un lien de signature par email »).

Traiter les alertes « émargement oublié »

À quoi ça sert — Lorsqu'une séance passée n'a pas été ouverte ni émargée par l'enseignant, ScolaSign la signale comme émargement oublié, pour vous permettre de régulariser rapidement.

1. Ouvrez le menu Alertes étudiants (rubrique Assiduité), puis l'onglet Émargements oubliés.
2. Consultez les séances concernées.
3. Pour écarter une alerte que vous avez traitée, cliquez sur Ignorer. Pour la remettre dans la liste active, cliquez sur Rétablir.

Consulter et imprimer le planning hebdomadaire des salles

À quoi ça sert — Le planning des salles montre, semaine par semaine, quelle salle accueille quelle formation et quel jour. C'est la vue d'occupation des salles : elle permet de savoir en un coup d'œil où se déroule chaque cours, de repérer une salle libre et d'afficher un emploi du temps aux formateurs comme aux apprenants.

1. Dans la rubrique Planification, cliquez sur Planning salles.
2. La grille affiche les salles en lignes et les jours de la semaine en colonnes ; chaque case indique l'horaire, la classe, la matière et le formateur du cours qui s'y déroule.
3. Changez de semaine avec les flèches ‹ et ›, ou revenez à la semaine courante avec Cette semaine.
4. Si vous gérez plusieurs établissements, choisissez l'établissement à afficher dans le sélecteur en haut à gauche.
5. Cliquez sur Imprimer pour obtenir une feuille A4 paysage prête à afficher (au mur d'une salle des formateurs, à l'accueil…).

Consulter les alertes d'absence et de retard signalées par les étudiants

À quoi ça sert — Depuis leur application, les étudiants peuvent prévenir d'une absence ou d'un retard (fonction « Prévenir »). Ces signalements remontent ici pour que vous en ayez connaissance en temps réel.

1. Dans la rubrique Assiduité, cliquez sur Alertes étudiants. Une pastille sur le menu indique le nombre d'alertes en attente.
2. Restez sur l'onglet alertes étudiants et filtrez si besoin par Toutes, Retards ou Absences.
3. Consultez le détail de chaque signalement ; le compteur en tête indique le nombre total.
4. Une fois une alerte traitée, archivez-la pour la retirer de la liste active.

Consulter, valider ou rejeter les justificatifs

À quoi ça sert — Les étudiants (ou leurs responsables) déposent des justificatifs d'absence. Vous les examinez, les validez ou les rejetez, et suivez la couverture des absences par un justificatif.

1. Dans la rubrique Assiduité, cliquez sur Justificatifs. Une pastille indique le nombre de justificatifs en attente.
2. Ouvrez un justificatif pour l'examiner. Cliquez pour ouvrir le fichier joint et vérifier son contenu.
3. Validez ou rejetez le justificatif selon votre appréciation.
4. Consultez l'indicateur de couverture pour voir quelles absences sont couvertes par un justificatif.
5. Vous pouvez aussi poser un justificatif pour un étudiant (justificatif de période) lorsque vous disposez vous-même du document.

Consulter les signalements des responsables légaux

À quoi ça sert — Les responsables légaux peuvent, depuis leur application, signaler une information concernant leur étudiant. Ces signalements sont regroupés pour votre suivi.

1. Ouvrez le menu Alertes étudiants, puis l'onglet des signalements des responsables légaux.
2. Consultez les signalements, présentés par étudiant.
3. Une fois un signalement traité, archivez-le.

Échanger via la messagerie temps réel

À quoi ça sert — La messagerie permet d'échanger en temps réel avec les membres de votre organisme, par messages texte et messages vocaux.

1. Dans la rubrique Engagement, cliquez sur Messagerie.
2. Sélectionnez une conversation ou un correspondant et échangez des messages texte ou vocaux.

Envoyer des communications e-mail de masse (annonces)

À quoi ça sert — Les communications vous permettent d'adresser une annonce par e-mail à un large public : tous les étudiants, tous les enseignants (et responsables), ou une classe précise. L'historique conserve la trace de vos envois.

1. Dans la rubrique Engagement, cliquez sur Communications.
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Choisissez le destinataire : Tous les étudiants, Tous les enseignants / responsables, ou une classe (sélectionnez alors la classe). Le nombre de destinataires s'affiche.
4. Saisissez l'objet et le corps du message, ou partez d'un modèle rapide, puis envoyez.
5. Retrouvez tous vos envois dans l'Historique des envois. Pour retirer une annonce de l'historique, utilisez l'action Supprimer.

Créer, modifier, supprimer un sondage et consulter les résultats

À quoi ça sert — Les sondages recueillent l'avis ou les réponses des membres (satisfaction, organisation, etc.) et vous en présentent les résultats.

1. Dans la rubrique Engagement, cliquez sur Sondages.
2. Cliquez sur Nouveau sondage et configurez-le (questions, options).
3. Pour ajuster un sondage existant, ouvrez-le et utilisez Configurer le sondage ; vous pouvez aussi le supprimer.
4. Consultez les réponses et résultats depuis l'onglet des résultats du sondage.

Suivre le tableau de bord

À quoi ça sert — Le tableau de bord est votre point d'entrée : il synthétise l'activité du jour (séances, présence) et les indicateurs clés de votre organisme.

1. Dans la rubrique Principal, cliquez sur Tableau de bord (c'est aussi l'écran affiché par défaut à la connexion).
2. Consultez les séances du jour, le taux de présence et les indicateurs mis en avant.

Analyser les statistiques (classe, étudiant, formateur)

À quoi ça sert — Les statistiques mesurent l'assiduité et l'activité à différents niveaux : par classe, par étudiant et par formateur.

1. Dans la rubrique Rapports, cliquez sur Statistiques.
2. Choisissez l'angle d'analyse (par classe, par étudiant, par enseignant) et consultez les taux de présence, l'assiduité par matière et les répartitions.
3. Les statistiques d'une classe sont également accessibles depuis l'onglet Statistiques de la fiche de la classe, et celles d'un formateur depuis sa fiche.

Exporter les données (classe et étudiant)

À quoi ça sert — Les exports produisent les documents et fichiers à conserver ou à transmettre (financeurs, contrôle Qualiopi) : données d'une classe, feuilles d'émargement, ou dossier d'un étudiant.

1. Dans la rubrique Rapports, cliquez sur Exports.
2. Choisissez l'Export par classe (données d'une classe) ou l'Export complet, et vérifiez le Contenu de l'export proposé.
3. Pour l'export d'un étudiant, ouvrez sa fiche depuis sa classe et lancez l'export de ses données depuis son calendrier d'assiduité.
4. Les feuilles d'émargement peuvent être éditées en PDF via Exporter PDF.

Créer, modifier et supprimer des salles NFC

À quoi ça sert — Une salle NFC est une salle équipée d'un tag NFC : l'étudiant y émarge en posant son téléphone sur le tag. Vous déclarez ici vos salles taguées.

1. Dans la rubrique Configuration, cliquez sur Salles NFC.
2. Cliquez sur Ajouter une salle et renseignez au minimum le Nom de la salle (champ obligatoire).
3. Pour modifier ou supprimer une salle, ouvrez-la et utilisez les actions correspondantes.
4. Reportez-vous à la notice « Comment programmer les cartes NFC » de cet écran pour associer le tag physique à la salle.

Régler les paramètres de l'organisme

À quoi ça sert — Les paramètres définissent le fonctionnement de fond : fuseau horaire, plages horaires et jours de cours, et réglages des e-mails et notifications.

1. Dans la rubrique Configuration, cliquez sur Paramètres.
2. Réglez le Fuseau horaire : il détermine l'heure affichée sur les feuilles d'émargement et gère automatiquement l'heure d'été et d'hiver.
3. Définissez les plages horaires du matin et de l'après-midi et les jours de cours. Si vous avez plusieurs établissements, choisissez le périmètre : configuration globale (par défaut) ou un établissement précis ; vous pouvez réinitialiser un établissement sur la configuration globale.
4. Configurez la section Emails & Notifications : paramètres d'envoi et activation des différentes notifications automatiques.
5. Enregistrez chaque section après modification.

Créer, envoyer et suivre des documents à signer

À quoi ça sert — Le module Documents à signer gère la signature électronique (règlement eIDAS) de documents officiels : vous créez un document, l'envoyez aux étudiants d'une classe et suivez l'avancement des signatures.

1. Ouvrez l'écran Documents à signer.
2. Créez un document en renseignant son titre, son type, une éventuelle description et en joignant le fichier.
3. Envoyez le document à une classe pour solliciter les signatures des étudiants.
4. Suivez l'avancement grâce aux indicateurs (documents en cours, signatures collectées sur signatures attendues, documents terminés) et aux onglets par statut (en cours, terminés).
5. Vous pouvez ouvrir le fichier d'un document et, si nécessaire, le supprimer.

Gérer les responsables légaux des étudiants

À quoi ça sert — Vous rattachez à un étudiant son ou ses responsables légaux, qui disposent alors de leur propre accès pour suivre l'assiduité. Vous les invitez, les modifiez, les déliez ou relancez leur invitation.

1. Ouvrez la fiche de l'étudiant (depuis sa classe ou le trombinoscope), puis la gestion des Référents (responsables légaux).
2. Pour lier / inviter un responsable, renseignez son prénom, son nom, son adresse e-mail, éventuellement son téléphone et le lien de parenté ; une invitation lui est envoyée.
3. Pour modifier les informations d'un responsable, mettez à jour sa fiche.
4. Pour relancer l'invitation d'un responsable qui n'a pas encore activé son accès, utilisez l'action de renvoi d'invitation.
5. Pour délier un responsable de l'étudiant, utilisez l'action de retrait (une confirmation est demandée).

Utiliser l'assistant IA d'administration et la recherche globale

À quoi ça sert — L'assistant IA répond à vos questions sur l'utilisation de ScolaSign, et la recherche globale vous mène directement à une personne, une classe ou une séance.

1. Pour l'assistant, cliquez sur la pastille Assistant IA ScolaSign en bas à droite de l'écran (le bouton d'aide « ? » ouvre le guide). Posez votre question via Poser une question à l'Assistant IA.
2. Pour la recherche globale, utilisez la barre de recherche en haut de l'écran et saisissez un nom d'étudiant, d'enseignant, de responsable, une séance ou une classe.
3. Cliquez sur un résultat pour ouvrir directement la fiche correspondante.

Consulter l'abonnement et gérer la facturation

À quoi ça sert — Cette section vous informe de l'offre souscrite et vous donne accès au portail de facturation sécurisé pour gérer votre moyen de paiement, télécharger vos factures ou résilier.

1. Dans la rubrique Configuration, ouvrez Paramètres : la carte Abonnement figure en tête.
2. Consultez l'offre en cours et son cycle de facturation (mensuel ou annuel).
3. Cliquez sur Gérer mon abonnement (factures, carte, résiliation) pour ouvrir le portail de facturation et y gérer votre paiement, vos factures et votre résiliation.

Utiliser les types de tâches formateur

À quoi ça sert — Les types de tâches formateur permettent d'affecter à un formateur, sur un créneau de planning, une activité autre qu'une séance de cours (par exemple préparation, réunion). Ils s'utilisent depuis la planification.

1. Ouvrez la vue Planification.
2. Sur un créneau d'un formateur, ajoutez une tâche en choisissant son type de tâche, l'horaire de début et de fin, et une note éventuelle.
3. La tâche s'affiche sur le planning du formateur, en complément de ses séances.

Comprendre votre périmètre

À quoi ça sert — C'est la règle centrale de votre rôle. Votre espace ScolaSign est automatiquement filtré sur le ou les établissements auxquels vous êtes rattaché. Vous ne voyez et n'agissez que sur les classes, séances, étudiants et justificatifs de ces établissements. Tout ce qui appartient à un autre établissement de l'organisme vous est invisible et inaccessible.

• Les listes (classes, séances, planning, étudiants, statistiques, exports, trombinoscope) n'affichent que les éléments de votre périmètre.
• Si vous tentez une action sur un élément hors périmètre — par exemple via un lien direct — ScolaSign la refuse avec un message du type « Classe hors de votre périmètre », « Séance hors de votre périmètre », « Étudiant hors de votre périmètre » ou « Justificatif hors de votre périmètre ».
• Votre rattachement est défini par l'Administrateur. Vous ne pouvez pas le modifier vous-même.

Gérer les matières et l'enseignement d'une classe

À quoi ça sert — Tenir à jour, pour chaque classe de votre périmètre, les matières enseignées et les enseignants qui les assurent, afin que le planning et les séances soient corrects.

1. Ouvrez le menu Classes & Étudiants et cliquez sur la classe concernée.
2. Cliquez sur Matières & enseignants.
3. Ajoutez ou retirez des matières, associez à chacune le ou les enseignants qui l'assurent.
4. Enregistrez.

Ajouter ou retirer des étudiants

À quoi ça sert — Composer et faire évoluer l'effectif d'une classe (arrivées, départs) tout au long de l'année.

1. Dans la fiche de la classe, cliquez sur Ajouter un étudiant.
2. Recherchez un étudiant existant ou créez-le en renseignant ses informations (nom, prénom, e-mail, numéro d'étudiant).
3. Pour retirer un étudiant, utilisez l'action de retrait sur sa ligne dans la liste des étudiants de la classe.

Configurer le planning et le calendrier annuel

À quoi ça sert — Bâtir l'emploi du temps d'une classe et son calendrier annuel (semaines de cours, périodes en entreprise, vacances) pour générer automatiquement les séances.

1. Ouvrez le menu Planification.
2. Sélectionnez une classe de votre périmètre.
3. Composez l'emploi du temps (créneaux, matières, enseignants, salles) et renseignez le calendrier annuel.
4. Enregistrez : les séances correspondantes sont créées et apparaissent dans le menu Séances.

Archiver une classe

À quoi ça sert — Retirer des listes actives (planning, statistiques…) une classe terminée, sans rien supprimer : séances et émargements restent conservés. L'opération est réversible.

1. Ouvrez la fiche de la classe concernée, dans votre périmètre.
2. Choisissez Archiver la classe et confirmez.
3. La classe est masquée des listes ; les données restent accessibles et l'archivage peut être annulé.

Créer, modifier ou supprimer une séance

À quoi ça sert — Ajouter une séance ponctuelle, corriger un créneau (horaire, salle, matière, enseignant) ou retirer une séance qui n'a pas lieu.

1. Ouvrez le menu Séances.
2. Pour créer : utilisez l'ajout de séance, renseignez la classe, la date, l'horaire, la matière, l'enseignant et la salle.
3. Pour modifier : ouvrez la séance et ajustez ses informations.
4. Pour supprimer : ouvrez la séance et choisissez la suppression, puis confirmez.

Changer le statut d'une séance

À quoi ça sert — Refléter l'état réel d'une séance (à venir, en cours, terminée, annulée) lorsque l'automatisme ne suffit pas.

1. Ouvrez la séance depuis le menu Séances.
2. Utilisez les actions de statut disponibles pour la marquer selon le cas (par exemple annuler une séance qui n'a pas eu lieu).

Générer et afficher le QR d'émargement

À quoi ça sert — Permettre aux étudiants de signer en scannant un QR code affiché à l'écran ; le code se renouvelle en continu (anti-fraude).

1. Ouvrez la séance.
2. Cliquez sur QR Code pour l'afficher, par exemple au vidéoprojecteur.
3. Chaque étudiant scanne le code avec son téléphone et signe.

Afficher la feuille d'émargement

À quoi ça sert — Suivre en temps réel qui a signé, consulter et imprimer la feuille d'émargement d'une séance.

1. Ouvrez la séance : la liste des étudiants et leur état de signature s'affichent.
2. Consultez les signatures, retards et départs horodatés.
3. Imprimez ou exportez la feuille si besoin.

Faire signer un étudiant sur votre écran ou par lien individuel

À quoi ça sert — Recueillir la signature d'un étudiant qui n'a pas pu scanner le QR : soit au pad sur votre ordinateur, soit via un lien de signature envoyé sur son propre appareil.

1. Dans la séance, cliquez sur l'étudiant concerné.
2. Choisissez Faire signer sur cet écran : l'étudiant signe au doigt/souris sur votre ordinateur (la signature est tracée avec votre nom).
3. Ou choisissez Envoyer un lien de signature par email : il reçoit un lien sécurisé et signe depuis son téléphone.

Modifier les statuts de présence

À quoi ça sert — Corriger ou renseigner l'état de présence d'un étudiant (présent, absent, retard, départ anticipé) directement sur la feuille d'émargement.

1. Ouvrez la séance.
2. Sur la ligne de l'étudiant, ajustez son statut de présence.
3. La modification est enregistrée et reflétée dans les statistiques d'assiduité.

Ajouter ou retirer un étudiant sur une séance

À quoi ça sert — Adapter la composition d'une séance précise (invité ponctuel, étudiant absent à retirer de cette séance) sans toucher à l'effectif global de la classe.

1. Ouvrez la séance.
2. Utilisez l'action d'ajout pour intégrer un étudiant à cette séance.
3. Utilisez l'action de retrait sur sa ligne pour l'en retirer.

Demander ou retirer la signature du formateur

À quoi ça sert — Obtenir la signature de l'enseignant sur une séance (notamment une séance « oubliée » non signée) ou la retirer si elle a été apposée par erreur.

1. Ouvrez la séance.
2. Si l'enseignant n'a pas signé, cliquez sur Demander la signature à l'enseignant : il reçoit une invitation à signer.
3. Le cas échéant, utilisez l'action permettant de retirer la signature du formateur.

Déclarer un formateur absent

À quoi ça sert — Signaler qu'un enseignant n'a pas assuré la séance, pour que l'émargement et les statistiques en tiennent compte.

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Déclarez le formateur absent sur cette séance.
3. La séance est marquée en conséquence.

Envoyer l'émargement par e-mail

À quoi ça sert — Déclencher l'émargement à distance : envoyer aux étudiants sélectionnés un lien de signature sécurisé par e-mail.

1. Ouvrez la séance.
2. Cliquez sur Demander émargement par mail.
3. Sélectionnez les étudiants destinataires et confirmez l'envoi.
4. Chacun reçoit un lien pour signer depuis son appareil.

Valider ou rejeter les justificatifs

À quoi ça sert — Traiter les justificatifs d'absence déposés par les étudiants (ou leurs responsables légaux) : les accepter ou les refuser.

1. Ouvrez le menu Justificatifs (une pastille indique les justificatifs en attente).
2. Ouvrez un justificatif pour consulter le motif et la pièce jointe.
3. Choisissez Valider ou Rejeter.

Consulter les alertes d'absence des étudiants

À quoi ça sert — Repérer les étudiants dont l'assiduité décroche (absences répétées) pour réagir à temps.

1. Ouvrez le menu Alertes étudiants (une pastille signale les alertes actives).
2. Consultez la liste des étudiants concernés et le détail de chaque alerte.
3. Archivez une alerte une fois traitée.

Consulter les signalements des responsables légaux

À quoi ça sert — Prendre connaissance des absences annoncées à l'avance par les responsables légaux (fonction « Prévenir ») et les traiter.

1. Depuis le suivi d'assiduité, ouvrez les signalements des responsables légaux.
2. Consultez le motif et la période signalée.
3. Archivez le signalement une fois pris en compte.

Messagerie et messages vocaux

À quoi ça sert — Échanger en temps réel avec les étudiants, responsables légaux et enseignants de votre périmètre, y compris par messages vocaux.

1. Ouvrez le menu Messagerie.
2. Sélectionnez ou démarrez une conversation, écrivez un message ou enregistrez un vocal.

Créer et gérer des sondages

À quoi ça sert — Recueillir l'avis des étudiants (satisfaction, organisation, choix pratiques) et consulter les résultats.

1. Ouvrez le menu Sondages.
2. Créez un sondage : intitulé, questions, destinataires.
3. Diffusez-le, puis suivez et consultez les résultats.

Tableau de bord

À quoi ça sert — Avoir une vue d'ensemble de l'activité de votre périmètre : séances du jour, émargements en cours, points d'attention.

1. Ouvrez le menu Tableau de bord (écran d'accueil).
2. Consultez les indicateurs et accédez rapidement aux séances et alertes.

Statistiques (classe, étudiant, formateur)

À quoi ça sert — Analyser l'assiduité et l'activité par classe, par étudiant ou par formateur, sur votre périmètre.

1. Ouvrez le menu Statistiques.
2. Choisissez l'angle d'analyse (classe, étudiant, formateur) et la période.
3. Consultez les taux de présence, retards, absences et autres indicateurs.

Exports

À quoi ça sert — Extraire les données d'assiduité et d'émargement de votre périmètre pour les archiver ou les transmettre.

1. Ouvrez le menu Exports.
2. Sélectionnez le périmètre (classe, période) et le type d'export.
3. Générez et téléchargez le fichier.

Trombinoscope

À quoi ça sert — Visualiser en un coup d'œil les étudiants d'une classe avec leur photo, pour les reconnaître et faciliter le suivi.

1. Ouvrez le menu Trombinoscope.
2. Choisissez une classe de votre périmètre.
3. Consultez la planche des étudiants.

Gérer les responsables légaux des étudiants

À quoi ça sert — Rattacher un responsable légal à un étudiant et l'inviter à créer son accès, pour qu'il suive l'assiduité et signale les absences.

1. Ouvrez la fiche de l'étudiant (depuis sa classe).
2. Liez un responsable légal existant ou renseignez ses coordonnées.
3. Envoyez l'invitation : le responsable légal reçoit un lien pour activer son accès.

Assistant IA d'administration et recherche globale

À quoi ça sert — Trouver rapidement une information (classe, étudiant, séance) et obtenir de l'aide sur l'utilisation de ScolaSign, dans les limites de votre périmètre.

1. Utilisez la recherche globale pour retrouver une classe, un étudiant ou une séance de votre périmètre.
2. Ouvrez l'assistant IA pour poser une question sur l'application et son fonctionnement.

Formateurs référents de classes

À quoi ça sert — Désigner, pour une classe, le ou les formateurs référents chargés de son suivi pédagogique.

1. Ouvrez la classe ou le menu Enseignants.
2. Associez un formateur référent à la classe.

Assignation de types de tâches formateur

À quoi ça sert — Préciser la nature des interventions d'un formateur (types de tâches) pour un suivi et des statistiques plus fins.

1. Depuis le suivi des enseignants, ouvrez l'affectation d'un formateur.
2. Assignez le ou les types de tâches correspondants.

Consulter les salles NFC

À quoi ça sert — Savoir quelles salles sont équipées d'un tag NFC (salle taguée), afin d'orienter l'émargement par NFC.

1. Repérez, lors de la préparation d'une séance, si la salle est équipée en NFC.
2. Indiquez la salle taguée pour permettre aux étudiants de signer en posant leur téléphone dessus.

Ce que le Coordinateur pédagogique ne peut pas faire

À quoi ça sert — Clarifier les actions qui sortent de votre rôle. Elles relèvent de l'Administrateur : sollicitez-le si vous en avez besoin.

• Créer ou supprimer un établissement.
• Créer ou supprimer un formateur.
• Créer une classe ou modifier sa fiche d'identité.
• Modifier les paramètres de l'organisme ou d'un établissement.
• Créer ou modifier des salles NFC.
• Supprimer une annonce.
• Envoyer des communications e-mail de masse (vous n'avez pas d'onglet « Communications »).
• Gérer les comptes utilisateurs et les rôles.
• La facturation.

Tableau de bord

À quoi ça sert — Retrouver, dès la connexion, une vue d'ensemble de votre journée : séances du jour, justificatifs à traiter et taux de présence de la semaine.

1. Connectez-vous : le Tableau de bord s'affiche par défaut (menu de gauche, section « Mes séances »).
2. Consultez la rangée d'indicateurs en haut : « Séances aujourd'hui » (et le nombre en cours), « Étudiants inscrits », « Justificatifs en attente », « Taux de présence » de la semaine.
3. Cliquez sur un indicateur pour ouvrir l'écran correspondant : « Séances aujourd'hui » ouvre vos séances, « Justificatifs en attente » ouvre les justificatifs, « Taux de présence » ouvre vos statistiques.
4. Dans l'encart « Séances d'aujourd'hui », cliquez sur une séance pour ouvrir directement sa feuille d'émargement, ou sur « Voir tout » pour la liste complète.
5. Utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour retrouver rapidement une séance ou une classe.

Mes séances (liste)

À quoi ça sert — Retrouver toutes vos séances (passées, en cours et à venir) pour ouvrir leur feuille d'émargement.

1. Dans le menu de gauche, section « Mes séances », cliquez sur Mes séances.
2. Utilisez le champ « Rechercher une séance… » pour filtrer par matière, classe ou nom d'enseignant.
3. Affinez avec les filtres de statut : Toutes, En cours, Planifiées, Terminées.
4. Chaque ligne indique la date, la séance, la classe, l'enseignant, la salle, l'avancement des émargements et le statut.
5. Cliquez sur Voir pour ouvrir la feuille d'émargement. Pour une séance en cours, le raccourci QR ouvre directement l'affichage du QR Code.

Créer, planifier et supprimer une séance

À quoi ça sert — Ajouter une séance à votre planning, seule ou en série, et la retirer si elle n'a pas lieu.

1. Dans le menu, section « Mes séances », ouvrez Planification : votre calendrier mensuel s'affiche (vous y voyez uniquement votre propre colonne).
2. Cliquez sur un jour (créneau Matin ou Après-midi) pour ouvrir la fenêtre d'ajout.
3. Choisissez Créer une séance pour une séance ponctuelle : renseignez la classe, la matière, la salle et les horaires, puis validez avec Créer la séance.
4. Pour une série récurrente, utilisez l'option de séquence : elle génère plusieurs séances d'un coup sur les créneaux Matin / Après-midi.
5. Pour retirer une séance, ouvrez Mes séances, puis utilisez l'action Supprimer sur la ligne concernée et confirmez.

Feuille d'émargement

À quoi ça sert — Suivre en temps réel les signatures des étudiants, corriger les statuts de présence et compléter la feuille (retards, départs anticipés, ajout ou retrait d'un étudiant).

1. Ouvrez une séance depuis Mes séances ou depuis le tableau de bord.
2. La feuille récapitule les compteurs en haut : Présents, En retard, Abs. just., Abs. injust., Partis tôt, ainsi que CP, Réquisition, Arrêt mal. et En attente lorsqu'ils sont utilisés. Cliquez sur un compteur pour filtrer la liste.
3. Cliquez sur un étudiant pour ouvrir sa fiche de présence, puis choisissez le Statut de présence approprié.
4. Pour un retard, saisissez la Durée du retard en minutes ; pour un départ anticipé, saisissez la durée manquante.
5. Enregistrez : le compteur et le taux de présence se mettent à jour immédiatement.

Signer au pad pour un étudiant

À quoi ça sert — Recueillir la signature d'un étudiant directement sur votre appareil, lorsqu'il n'a pas de téléphone ou en cas de difficulté.

1. Dans la feuille d'émargement, ouvrez la fiche de l'étudiant concerné.
2. Lancez la signature sur l'écran du staff : l'étudiant signe avec le doigt (sur écran tactile) ou à la souris, sur votre propre appareil.
3. Validez : la signature est horodatée et attachée à l'étudiant, son statut passe présent.

Signature du formateur

À quoi ça sert — Attester la tenue de la séance. C'est l'étape clé : votre signature valide la feuille et débloque les modes d'émargement des étudiants (QR et e-mail).

1. Dans la feuille d'émargement, cliquez sur le bouton Signer (« Signature de l'enseignant »).
2. Signez dans la zone prévue, puis validez.
3. La feuille affiche alors la mention Signé avec l'heure. Les boutons QR Code et Demander émargement par mail deviennent actifs.

QR d'émargement dynamique

À quoi ça sert — Afficher un QR Code que les étudiants scannent avec leur téléphone pour signer eux-mêmes leur présence. Le code se renouvelle en continu pour empêcher la fraude.

1. Signez d'abord la feuille (voir « Signature du formateur »).
2. Cliquez sur QR Code : la fenêtre d'affichage s'ouvre, idéale à projeter ou à montrer à la classe.
3. Les étudiants scannent le code avec l'application ou l'appareil photo de leur téléphone, puis signent sur leur écran.
4. Suivez l'arrivée des signatures en direct : les compteurs de la feuille se mettent à jour au fur et à mesure.

Émargement par e-mail (repli)

À quoi ça sert — Envoyer aux étudiants un lien de signature sécurisé par e-mail, en dépannage lorsqu'ils ne peuvent pas scanner le QR sur place.

1. Signez d'abord la feuille d'émargement.
2. Cliquez sur Demander émargement par mail.
3. Choisissez les destinataires : toute la classe, ou une sélection d'étudiants.
4. Envoyez : chaque étudiant reçoit un e-mail contenant un lien de signature sécurisé, valable 3 heures ; il signe depuis son ordinateur ou son téléphone.
5. Pour un étudiant précis, vous pouvez aussi ouvrir sa fiche et cliquer sur Envoyer un lien de signature par email.

Indisponibilités

À quoi ça sert — Déclarer les créneaux où vous n'êtes pas disponible, afin de bloquer ces plages dans le calendrier et éviter qu'on vous planifie dessus.

1. Ouvrez Planification et cliquez sur le jour concerné.
2. Dans la fenêtre, choisissez Marquer indisponible.
3. Indiquez l'heure de Début et de Fin de l'indisponibilité, puis validez avec Confirmer indisponibilité.
4. Le créneau apparaît bloqué dans votre calendrier.
5. Pour l'annuler, rouvrez le créneau et confirmez « Retirer cette indisponibilité ».

Tous mes organismes

À quoi ça sert — Réunir dans un seul écran vos séances à venir, tous organismes confondus, quand vous intervenez pour plusieurs structures.

1. Dans le menu, section « Mes séances », ouvrez Tous mes organismes.
2. Vos séances à venir s'affichent, regroupées par organisme et repérées par une couleur, avec la date, l'horaire, la classe, la matière et l'état (« Prévue » ou « Terminée »).

Lien de disponibilité inter-organisations

À quoi ça sert — Permettre aux autres organismes où vous enseignez de voir vos créneaux occupés — de façon opaque, sans le détail — pour qu'ils ne vous double-réservent pas.

1. Ouvrez votre profil (menu de votre compte, où l'on change aussi le mot de passe).
2. Dans la section Disponibilité entre organismes, activez l'interrupteur Partager ma disponibilité.
3. Confirmez l'activation via l'e-mail que vous recevez : l'état passe de « Désactivé » à « En attente de confirmation par email », puis à « Activé ».
4. Répétez l'opération depuis chacun de vos comptes organisme pour relier vos plannings entre eux.

Justificatifs

À quoi ça sert — Consulter et traiter les justificatifs d'absence de vos étudiants, et en déposer un vous-même pour une séance.

1. Dans le menu, section « Suivi », ouvrez Justificatifs (une pastille indique le nombre de justificatifs en attente).
2. Parcourez les onglets : À traiter, Approuvés, Rejetés, Force majeure.
3. Cliquez sur un justificatif pour l'examiner : motif, dates, séance concernée et pièce jointe s'il y en a une (ouvrez le fichier pour le vérifier).
4. Validez avec Approuver, ou refusez avec Rejeter en précisant le motif de refus.
5. Pour poser un justificatif directement sur une séance, ouvrez la feuille d'émargement, ouvrez la fiche de l'étudiant en absence justifiée, puis utilisez Ajouter un justificatif (motif et pièce jointe) ; l'option Remplacer / compléter le justificatif permet de le mettre à jour.

Alertes et signalements d'absence (fonction « Prévenir »)

À quoi ça sert — Consulter les absences et retards que vos étudiants (ou leurs responsables légaux) signalent à l'avance depuis leur application via la fonction « Prévenir », et les archiver une fois pris en compte.

1. Ouvrez l'écran Alertes & Signalements en cliquant sur une notification d'alerte depuis la cloche de notifications (en haut de l'écran — voir le chapitre Prise en main).
2. Basculez entre les catégories de signalements (étudiant, responsable légal, oublis d'émargement) selon les onglets proposés.
3. Filtrez la liste par Toutes, Retards ou Absences.
4. Utilisez Actualiser pour recharger (la liste se met aussi à jour automatiquement).
5. Une fois une alerte prise en compte, archivez-la ; réaffichez au besoin l'historique avec Voir les archives.

Communications e-mail (annonces)

À quoi ça sert — Envoyer un message par e-mail à vos étudiants : information de dernière minute, rappel, changement de salle, annonce.

1. Dans le menu, section « Suivi », ouvrez Communications.
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Choisissez les destinataires : Tous les étudiants, une classe précise, ou Tous les enseignants / responsables.
4. Renseignez l'objet et le message. Sélectionnez le Type (Information, Rappel, Urgent, Annonce) ; les Modèles rapides pré-remplissent un message courant.
5. Envoyez : le message part par e-mail aux destinataires. Retrouvez tous vos envois dans l'Historique, où vous pouvez aussi supprimer une entrée.

Messagerie temps réel et messages vocaux

À quoi ça sert — Échanger en direct avec les étudiants, les responsables légaux et l'équipe pédagogique, par écrit ou par message vocal.

1. Dans le menu, section « Suivi », ouvrez Messagerie.
2. Rédigez un message écrit, ou enregistrez un message vocal avec le micro.

Mes statistiques (par classe et par étudiant)

À quoi ça sert — Suivre l'assiduité de vos formations : taux de présence global, heures présentes et heures d'absence, puis descendre au détail d'une classe et d'un étudiant.

1. Dans le menu, section « Rapports », ouvrez Mes statistiques.
2. Consultez les indicateurs de synthèse : Taux de présence global, Total séances, Heures de présence, Heures d'absences (justifiées + injustifiées).
3. Le tableau Récapitulatif par classe détaille, pour chacune de vos classes, le nombre d'étudiants, de séances, les heures et le taux.
4. Cliquez sur une classe pour ouvrir ses statistiques détaillées, puis sur un étudiant pour voir son détail individuel.
5. Exportez le récapitulatif au format CSV avec Exporter CSV.

Mes tâches (activités hors classe planifiées)

À quoi ça sert — Retrouver, dans votre planning, les tâches « hors classe » (activités qui ne sont pas des séances de cours) que l'organisme vous a affectées, avec leur type et leurs horaires.

1. Ouvrez Planification : les tâches hors classe qui vous ont été affectées apparaissent sur les créneaux concernés, à côté de vos séances de cours.
2. Cliquez sur un créneau pour en voir le détail : type de tâche, horaires et note éventuelle.

Limites du rôle Formateur

À quoi ça sert — Situer votre périmètre : vous animez et attestez les séances, mais vous ne configurez pas la structure de l'organisme.

• La structure de l'organisme (création d'établissements, de classes, de comptes utilisateurs) relève de l'Administrateur.
• La configuration des salles NFC (tags des salles) relève de l'Administrateur.
• Les paramètres de l'organisme et la facturation relèvent de l'Administrateur.
• La clôture manuelle d'une séance et la vue statistique « Par enseignant » sont également réservées à l'Administrateur (et au Coordinateur pédagogique).

Installer l'application ScolaSign

À quoi ça sert — disposer de ScolaSign sur votre téléphone, avec son icône, l'ouverture en plein écran et les notifications de rappel. La marche à suivre dépend de votre téléphone.

1. Sur Android : ouvrez Google Play et téléchargez ScolaSign. L'application est gratuite.
2. Sur iPhone / iPad : ouvrez l'adresse de votre organisme dans Safari, touchez le bouton Partager, puis Ajouter à l'écran d'accueil. La version App Store est en cours de publication.
3. Ouvrez ScolaSign et connectez-vous avec vos identifiants (voir le chapitre Prise en main).
4. À la première ouverture, autorisez les notifications pour recevoir les rappels de séance et les nouveaux messages.

Voir la séance en cours et votre présence

À quoi ça sert — Repérer d'un coup d'œil, sur l'onglet Accueil, la séance active du moment et savoir si votre présence est déjà enregistrée. C'est le point de départ de tout émargement.

1. Ouvrez l'onglet Accueil (icône maison).
2. La rubrique En ce moment affiche la séance active dès que votre formateur l'a démarrée : horaires, salle, matière et nom du formateur.
3. Tant qu'aucune séance n'est ouverte, le message « Aucune séance en cours » s'affiche : vous recevrez une notification au démarrage de la séance (si les notifications sont activées).
4. Une fois votre présence prise, un bandeau « Vous êtes noté(e) présent(e) » confirme l'enregistrement sur cette même carte.

Émarger en scannant le QR code

À quoi ça sert — Signer votre présence en scannant, avec votre téléphone, le QR code affiché en séance par le formateur. C'est le mode d'émargement principal.

1. Sur l'onglet Accueil, dans la carte de la séance en cours, touchez Scanner pour émarger.
2. Autorisez l'accès à l'appareil photo si votre téléphone le demande (autorisation à accorder une seule fois).
3. Cadrez le QR code projeté ou affiché par le formateur. La lecture est automatique dès que le code est net.
4. Choisissez votre statut d'arrivée si l'écran le propose : Présent(e) ou En retard.
5. Signez dans la zone de signature avec le doigt, puis validez.
6. Un écran de confirmation « Votre présence est enregistrée » s'affiche ; revenez à l'accueil.

Émarger avec le code PIN de la séance

À quoi ça sert — Signer votre présence en saisissant le code PIN annoncé par le formateur, lorsque scanner le QR n'est pas possible (téléphone sans caméra disponible, code affiché de loin). C'est l'alternative directe au QR.

1. Sur l'onglet Accueil, dans la carte de la séance en cours, touchez Saisir un code PIN.
2. Saisissez le code à 6 chiffres affiché par le formateur dans les cases prévues.
3. Touchez Confirmer.
4. Signez si la signature vous est demandée, puis validez.

Émarger en approchant le téléphone de la salle (NFC)

À quoi ça sert — Signer votre présence en approchant votre téléphone du tag NFC apposé dans la salle, quand votre organisme a équipé la salle de cette technologie. Aucun code ni scan : le simple contact ouvre l'émargement.

1. Approchez le dos de votre téléphone du tag NFC de la salle (généralement près de la porte ou sur le bureau).
2. Une notification ouvre l'application ScolaSign sur l'écran d'émargement NFC de la salle.
3. Touchez M'émarger.
4. Signez si la signature est demandée, puis validez : le message « Vous êtes noté(e) présent(e) » confirme l'enregistrement.

Émarger via un lien reçu par e-mail

À quoi ça sert — Signer votre présence depuis un lien reçu par e-mail, en dernier recours, lorsque vous ne parvenez pas à émarger dans l'application (problème de caméra, de NFC ou d'accès à l'application le jour de la séance).

1. Ouvrez l'e-mail d'émargement reçu pour la séance concernée.
2. Touchez le lien de signature qu'il contient : il ouvre une page d'émargement dans votre navigateur.
3. Signez dans la zone prévue, puis validez.

Signature de départ (fin de séance ou demi-journée)

À quoi ça sert — Confirmer votre présence jusqu'à la fin, ou déclarer un départ anticipé, lorsqu'une signature de départ est demandée en fin de séance ou de demi-journée. Elle complète la signature d'arrivée.

1. Sur l'onglet Accueil, une fois votre arrivée enregistrée, le bouton devient Scanner pour signaler un départ (ou approchez de nouveau le tag NFC de la salle).
2. Scannez le QR code de départ affiché par le formateur (ou touchez « Je quitte la séance » sur l'écran NFC pour un départ anticipé).
3. Indiquez si nécessaire un motif de départ anticipé (facultatif).
4. Signez pour confirmer, puis validez : le message « Présence et départ enregistrés » s'affiche.

Consulter son planning

À quoi ça sert — Voir toutes vos séances à venir et passées, avec leurs horaires, matières et salles, pour vous organiser.

1. Touchez l'onglet Planning (icône calendrier).
2. Faites défiler la liste des séances ou changez de jour à l'aide de la barre des jours en haut.
3. Touchez une séance pour en voir le détail ; les séances marquées d'un statut (par exemple « Retard ») indiquent votre situation d'assiduité.

Suivre ses statistiques d'assiduité

À quoi ça sert — Connaître votre taux de présence, vos heures de présence, vos retards et vos absences (justifiées ou non), et repérer ce qui reste à régulariser.

1. Sur l'onglet Accueil, consultez les cartes de statistiques : heures de présence, absences injustifiées, absences justifiées et retards.
2. Touchez une carte pour ouvrir le calendrier d'assiduité et voir, jour par jour, votre situation (présent, retard, absence justifiée, absence injustifiée).
3. La rubrique À régulariser liste les absences pour lesquelles un justificatif est attendu ; touchez Tout voir pour les traiter.
4. Vos statistiques sont également reprises dans Plus > Mon profil.

Prévenir d'une absence ou d'un retard

À quoi ça sert — Annoncer à l'avance, ou le jour même, que vous serez absent(e) ou en retard, afin d'en informer l'équipe pédagogique. « Prévenir », c'est annoncer avant ; c'est différent du dépôt d'un justificatif, qui sert à justifier après coup.

1. Touchez l'onglet Prévenir (icône d'alerte).
2. Choisissez le type : Retard (« J'arriverai en retard ») ou Absence (« Je serai absent(e) »).
3. Sélectionnez la date concernée à l'aide de la barre des jours. Pour une absence, vous pouvez activer « Absence sur plusieurs jours ? » et indiquer une date de fin.
4. Ajoutez un mot d'explication (par exemple « rendez-vous médical » ou « retard d'environ 30 minutes »).
5. Validez : un message confirme que l'établissement a été notifié de votre retard ou de votre absence pour la ou les dates indiquées.

Déposer et suivre ses justificatifs

À quoi ça sert — Justifier une absence en fournissant un motif et un document (photo ou fichier), puis suivre le statut de votre justificatif et voir la période qu'il couvre.

1. Depuis l'onglet Planning ou depuis la liste À régulariser de l'accueil, touchez l'absence à justifier.
2. Sélectionnez le type et le motif de l'absence (par exemple maladie, cas de force majeure), et décrivez la raison si demandé.
3. Joignez votre justificatif : photo, scan ou fichier (PDF, JPG ou PNG, taille maximale indiquée à l'écran).
4. Si l'absence porte sur plusieurs jours, activez « Absence sur plusieurs jours ? » et renseignez la période couverte.
5. Envoyez. Vous pouvez ensuite rouvrir la justification pour consulter son statut (en attente, acceptée, refusée) et le document déposé.
6. Si un justificatif est refusé, vous pouvez en soumettre un nouveau.

Messagerie et messages vocaux

À quoi ça sert — Échanger en temps réel avec l'équipe pédagogique et vos camarades, par texte ou par message vocal, depuis l'onglet Messages.

1. Touchez l'onglet Messages (icône bulle).
2. Ouvrez une conversation existante ou démarrez-en une, puis écrivez votre message ou enregistrez un message vocal.

Répondre aux sondages

À quoi ça sert — Donner votre avis en répondant aux sondages diffusés par votre organisme (satisfaction, NPS, sondage libre).

1. Touchez l'onglet Plus, puis Sondages. Une pastille indique le nombre de sondages en attente.
2. Ouvrez le sondage à remplir.
3. Répondez aux questions, puis validez votre réponse.

Ma classe (trombinoscope)

À quoi ça sert — Voir les membres de votre promotion et contacter facilement un camarade.

1. Touchez l'onglet Plus, puis Ma classe.
2. Parcourez le trombinoscope de votre classe.
3. Touchez une personne pour lui envoyer un message.

Mon profil : photo et mot de passe

À quoi ça sert — Gérer vos informations personnelles : changer votre photo et modifier votre mot de passe.

1. Touchez l'onglet Plus, puis Mon profil.
2. Pour la photo : touchez votre avatar (ou « Ajouter ma photo » / « Modifier ma photo »), prenez ou choisissez une image, puis validez.
3. Pour le mot de passe : dans la rubrique Sécurité, saisissez votre mot de passe actuel, puis le nouveau (au moins 6 caractères) et sa confirmation, et touchez Modifier le mot de passe.

Activer les notifications sur le téléphone

À quoi ça sert — Recevoir des notifications push sur votre téléphone : rappels de séance, nouveaux messages, etc.

1. Dans les réglages de l'application, activez « Notifications sur le téléphone ».
2. Acceptez la demande d'autorisation affichée par le téléphone.

S'abonner à son planning (calendrier .ics)

À quoi ça sert — Retrouver votre planning ScolaSign directement dans votre agenda personnel (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar), avec mise à jour automatique.

1. Ouvrez Plus > Mon profil et repérez la rubrique Calendrier.
2. Copiez l'adresse d'abonnement proposée.
3. Dans votre agenda, choisissez « Ajouter un calendrier par URL » et collez cette adresse.

Plusieurs comptes sur le même appareil

À quoi ça sert — Enregistrer plusieurs comptes sur le même téléphone (par exemple plusieurs enfants d'une même famille) et basculer de l'un à l'autre sans avoir à se reconnecter à chaque fois.

1. Connectez-vous une première fois avec un compte : il est mémorisé sur l'appareil.
2. Touchez l'onglet Plus, puis la carte du compte actif « Changer de compte ».
3. Ajoutez un autre compte en vous connectant avec ses identifiants, ou sélectionnez un compte déjà enregistré pour basculer dessus.

Vos apprenants rattachés

À quoi ça sert — Un même compte de Responsable légal peut être rattaché à plusieurs apprenants (par exemple deux apprenants dans le même organisme). Le sélecteur vous permet de choisir celui dont vous consultez le suivi.

1. Ouvrez l'application : le bandeau supérieur affiche « Bonjour, [votre nom] » et la mention « Accès au suivi de [nom de l'apprenant] ».
2. Sous ce bandeau, une rangée de pastilles affiche le nom de chaque apprenant rattaché. La pastille de l'apprenant actuellement suivi est mise en évidence (fond vert).
3. Touchez une autre pastille pour basculer : tous les écrans (Accueil, Planning, Prévenir, justificatifs) se rechargent alors avec les données de cet apprenant.

Accueil : le tableau de suivi de l'assiduité

À quoi ça sert — L'onglet Accueil donne une vue d'ensemble de l'assiduité de l'apprenant : heures de présence, absences, retards, séance en cours et absences restant à régulariser.

1. Touchez l'onglet Accueil. En haut, une carte rappelle l'identité de l'apprenant suivi, puis la date du jour et un résumé du type « 2 absences à régulariser » ou « Tout est à jour ».
2. Quatre indicateurs sont affichés : Heures prés. (heures de présence), Abs. injust. (absences injustifiées), Abs. just. (absences justifiées) et Retards.
3. Touchez un indicateur pour ouvrir le calendrier d'assiduité de l'apprenant, qui met en évidence les séances du type choisi.
4. Le bouton Voir toutes les absences ouvre la liste complète des absences de l'apprenant.
5. La section En ce moment indique la séance en cours, s'il y en a une (en lecture seule) ; la mention « Séance en cours · votre apprenant peut émarger en classe » vous rappelle que la signature revient à l'apprenant.
6. La section À régulariser liste les absences non justifiées, chacune avec un bouton Justifier. La section À venir présente les prochaines séances.

Planning : consulter l'emploi du temps

À quoi ça sert — L'onglet Planning affiche l'emploi du temps de l'apprenant semaine par semaine, avec le statut de présence de chaque séance.

1. Touchez l'onglet Planning. Une barre de sept jours représente la semaine en cours ; le nom de l'apprenant est rappelé sous le titre.
2. Utilisez les flèches gauche/droite pour changer de semaine. Le bouton Aujourd'hui revient à la semaine et au jour courants.
3. Touchez un jour : les séances de ce jour s'affichent, avec l'horaire, la matière et, pour les séances passées, une pastille de statut (Présent, Absent, Retard…).
4. Touchez une séance pour en afficher le détail (matière, horaires, salle, formateur). Une séance dont le formateur est absent est signalée et barrée.

Prévenir d'une absence ou d'un retard

À quoi ça sert — L'onglet Prévenir permet de signaler à l'avance, à l'équipe pédagogique, que l'apprenant sera absent ou en retard. Ce signalement est une information anticipée ; il est distinct du justificatif que vous déposerez ensuite.

1. Touchez l'onglet Prévenir.
2. Choisissez le type de signalement : Absence ou Retard.
3. Indiquez la date concernée (date de l'absence, ou date du retard).
4. Pour une absence, vous pouvez activer « Absence sur plusieurs jours ? » (par exemple un arrêt maladie ou une hospitalisation) : un champ Date de fin apparaît alors, pour couvrir toute une plage de jours en un seul signalement.
5. Ajoutez éventuellement un motif (champ facultatif : rendez-vous médical, maladie, raison familiale…).
6. Touchez Envoyer le signalement. Un message confirme que le signalement a bien été transmis à l'équipe pédagogique.

Sous le formulaire, la dernière déclaration envoyée est rappelée. Si vous avez fait plusieurs déclarations, le lien Voir toutes les déclarations ouvre l'historique complet de vos signalements d'absence et de retard pour cet apprenant.

Déposer et suivre un justificatif

À quoi ça sert — Le justificatif régularise une absence déjà constatée : vous transmettez un motif et, si vous le souhaitez, un document (certificat, attestation…). L'équipe pédagogique l'examine et le valide ou le refuse.

1. Ouvrez l'écran de justification : soit depuis l'onglet Accueil, en touchant Justifier à côté d'une absence de la section « À régulariser » ; soit depuis l'onglet Plus › Justifier une absence.
2. Sélectionnez la séance absente concernée dans la liste (les séances déjà couvertes par un justificatif valide n'y figurent pas).
3. Saisissez le motif de l'absence (champ obligatoire).
4. Ajoutez éventuellement un document justificatif (fichier PDF ou photo) : touchez le sélecteur de fichier pour choisir un document ou prendre une photo.
5. Touchez Soumettre le justificatif. Un message confirme l'envoi.

La section Historique de l'écran de justification liste vos justificatifs déposés pour cet apprenant, avec leur statut : En attente, Accepté ou Refusé. Lorsqu'un justificatif est validé ou refusé par l'organisme, une notification vous en informe dans l'application.

Messagerie avec l'équipe pédagogique

À quoi ça sert — L'onglet Messages vous permet d'échanger en temps réel avec l'équipe pédagogique, y compris par messages vocaux, au sujet de l'apprenant.

1. Touchez l'onglet Messages. Une pastille sur l'icône signale la présence de nouveaux messages non lus.
2. Écrivez votre message, ou enregistrez un message vocal, puis envoyez.

Mon profil et mot de passe

À quoi ça sert — Consulter et mettre à jour vos informations personnelles, et changer votre mot de passe.

1. Touchez l'onglet Plus, puis Mon profil.
2. Vos nom et adresse e-mail sont affichés. Vous pouvez saisir ou modifier votre numéro de téléphone, puis toucher Mettre à jour. Un indicateur « Enregistré » confirme la prise en compte.
3. Dans la carte Mot de passe, saisissez votre mot de passe actuel puis un nouveau mot de passe (six caractères minimum), et touchez Modifier le mot de passe.

Notifications push

À quoi ça sert — Recevoir sur votre téléphone les alertes concernant l'apprenant (absences, messages, informations de l'organisme), même lorsque l'application est fermée.

1. Ouvrez Plus › Mon profil : le bloc Notifications sur le téléphone propose un interrupteur.
2. Activez l'interrupteur et acceptez la demande d'autorisation de votre téléphone.
3. La cloche affichée en haut de l'écran centralise les notifications reçues ; touchez-la pour les consulter.

Calendrier personnel (.ics)

À quoi ça sert — S'abonner au planning de l'apprenant depuis votre propre agenda (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar) pour le retrouver, tenu à jour automatiquement.

Plusieurs comptes sur le même téléphone

À quoi ça sert — Sur un même téléphone, basculer entre votre compte de Responsable légal et celui de l'apprenant, sans vous déconnecter à chaque fois.

1. Touchez l'onglet Plus : en haut de l'écran, une carte affiche votre compte actif et l'action Changer de compte.
2. Touchez Changer de compte : la liste des comptes enregistrés sur cet appareil s'ouvre, chacun avec son rôle (Référent ou Apprenant) et son adresse.
3. Touchez un compte pour basculer dessus. Vous pouvez aussi Ajouter un compte (nouvelle connexion) ou retirer un compte de la liste avec la croix.