Documentation

1Créer son espace d'essai

Rendez-vous sur la page d'inscription. Indiquez le nom de votre organisme et votre email professionnel, saisissez le code de confirmation reçu par email : votre espace est créé et vous êtes connecté automatiquement.

• L'essai dure 14 jours, sans carte bancaire, avec toutes les fonctionnalités ;
• Votre organisme dispose de son propre espace isolé, sur son sous-domaine (ex. monorganisme.scolasign.fr) — la connexion depuis scolasign.fr vous y redirige automatiquement ;
• Un établissement « au nom de votre organisme » (code PRINCIPAL) est créé automatiquement pour démarrer.

2Paramétrer l'établissement

Ouvrez le menu Établissements et complétez la fiche de votre établissement : adresse, ville, téléphone, et surtout le logo — il sera repris sur vos feuilles d'émargement et vos exports. Vous pouvez aussi charger le cachet et la signature du directeur.

Puis passez dans Réglages pour poser le cadre :

• Plages horaires & jours de cours : horaires matin/après-midi et jours travaillés. La configuration est globale par défaut ; le sélecteur « Configuration appliquée à » permet des horaires propres à chaque établissement (bouton « Réinitialiser » pour revenir au global) ;
• Email (SMTP) : l'expéditeur des emails envoyés par la plateforme ;
• Notifications : activation des emails automatiques (confirmation de présence, etc.) ;
• Salles NFC : création des salles, impression des affiches NFC/QR, rattachement à un établissement (ou salle partagée, visible partout).

3Créer une classe avec l'assistant

Menu Classes & Étudiants → « Créer une classe ». L'assistant de création vous guide en 7 étapes :

1. Informations : nom, code, niveau, couleur, établissement de rattachement ;
2. Volume & responsable : volume horaire de la formation, responsable pédagogique, plages horaires propres à la classe si besoin ;
3. Matières : liste des matières avec ventilation des heures prévues par matière — le total est contrôlé automatiquement par rapport au volume ;
4. Enseignants : affectation des formateurs, avec création d'un compte enseignant à la volée si nécessaire ;
5. Étudiants : saisie manuelle un par un, ou collage en masse d'une liste « Nom Prénom email » ;
6. Planning annuel : grille des semaines de l'année pour poser les jours de formation ;
7. Récapitulatif : vérification et création.

La fiche de la classe rassemble ensuite tout : onglets Étudiants, Planning annuel, Séances et Statistiques (dont la carte « Heures par matière » — prévu vs réalisé — et le taux d'assiduité par étudiant).

4Inviter enseignants et étudiants

Enseignants — menu Enseignants : créez les comptes formateurs (email + mot de passe) et affectez-leur les matières qu'ils enseignent, classe par classe. Chaque enseignant reçoit ses identifiants et se connecte à la console avec une vue adaptée : tableau de bord, ses séances, son planning, ses formations, la messagerie et ses statistiques.

Étudiants — via l'assistant de création de classe ou depuis la fiche classe : nom, prénom, email, photo pour le trombinoscope, et référents. Chaque apprenant peut avoir plusieurs référents (un parent et un tuteur d'entreprise par exemple), qui suivent son assiduité depuis la même app.

L'app mobile — sur Android, elle se télécharge sur Google Play. Sur iPhone, elle s'installe depuis le navigateur du téléphone, « Ajouter à l'écran d'accueil » (la version App Store est en cours de publication). Au premier lancement, l'app demande les permissions caméra (scan du QR, photo de justificatif) et micro (messages vocaux).

5Première séance d'émargement

Menu Planification : trois façons de poser vos séances.

• L'onglet Affectations : une matrice classes × jours pour affecter enseignants, matières et salles aux créneaux Matin/Après-midi ;
• Le planning annuel de la classe : la grille des semaines pour poser les jours de formation en masse ;
• « Créer une séance » ponctuelle : classe, date, horaires (raccourcis Matin/Après-midi), enseignant, matière, salle.

Le jour J, la séance passe automatiquement en « émargement ouvert » à l'heure de début (et sera clôturée automatiquement à l'heure de fin). L'enseignant signe d'abord sa propre présence, puis fait émarger la classe — au choix :

• QR code dynamique projeté au tableau, scanné et signé sur chaque téléphone (le code se renouvelle automatiquement : impossible à partager) ;
• Lien email sécurisé pour le distanciel ;
• NFC : le téléphone posé sur le tag de la salle ;
• Signature sur l'écran du staff ou lien individuel par email pour l'apprenant sans téléphone.

Les présences remontent en temps réel dans la console ; retards et départs anticipés sont horodatés et distingués. La feuille d'émargement (signatures des apprenants + de l'enseignant, horodatage) est générée automatiquement.

6Statistiques et exports

Le menu Statistiques suit les taux de présence par classe, par période, par enseignant et par matière. Le menu Exports produit vos feuilles d'émargement et récapitulatifs en PDF, Excel ou CSV, par classe et par période, prêts pour vos audits :

• Signatures horodatées (apprenants et enseignant) ;
• Signataire réel indiqué en cas de signature a posteriori ou de remplaçant ;
• Logo de l'établissement sur les documents.

Complétez le suivi avec le menu Justificatifs (validation des justificatifs d'absence déposés depuis l'app) et le menu Alertes (détection des risques de décrochage) : votre dossier de preuve d'assiduité est complet.

Le manuel complet, fonction par fonction

Ce guide vous met en route en six étapes. Pour le détail de chaque écran — 125 fonctions, illustrées de 108 captures, par rôle : administrateur, coordinateur pédagogique, formateur, apprenant et responsable légal — ouvrez le manuel d'utilisation ScolaSign.

• Consulter le manuel en ligne — sommaire par rôle, recherche dans la page ;
• Télécharger le manuel au format PDF (191 pages) — à imprimer ou à diffuser à vos équipes.
• Regarder les tutoriels vidéo — chaque fonction montrée à l'écran, en démonstrations courtes et commentées.