Un apprenant qui n'a pas de smartphone ne pose aucun problème de conformité.
C'est contre-intuitif pour qui a passé à l'émargement numérique en pensant que la signature sur l'écran était devenue la règle. Elle ne l'est pas, et elle ne l'a jamais été : aucun texte en vigueur n'impose une signature, ni sur papier ni sur écran. Ce que la réglementation exige, c'est de pouvoir établir la réalisation de l'action. L'article L6362-6 le dit sans jamais prononcer le mot « signature ».
Le problème est donc réel, mais il n'est pas là où on le cherche. Il est organisationnel, et il se traite avec des moyens d'organisation.
Pourquoi la question se pose quand même
Parce qu'un dispositif d'émargement produit une chaîne : une personne, une date, une demi-journée, un formateur, une session. La personne sans téléphone ne casse pas la chaîne par principe ; elle casse celle que vous aviez prévue, celle qui passait par son appareil.
Il faut donc lui en fournir une autre, qui produise les mêmes rattachements. Pas une dérogation : une autre route vers le même point.
Les trois routes
Un appareil de la salle. Une tablette ou un ordinateur portable posé à l'entrée, sur lequel l'apprenant s'identifie et signe comme les autres. C'est la solution la plus propre, parce qu'elle ne crée aucun régime particulier : la trace produite est identique à celle des autres, et rien dans le dossier ne distingue cette personne. Coût : un appareil, et quelqu'un qui pense à le sortir.
Le lien envoyé par courriel. L'apprenant ouvre le message depuis n'importe quel poste, le sien, celui de son entreprise ou celui du centre, et confirme sa présence. La trace reste nominative et horodatée. Cette route suppose seulement qu'il ait une adresse et un accès, ce qui est plus fréquent qu'un smartphone en état de marche.
Le papier rattaché. Une feuille signée à la main, immédiatement rattachée à la session dans le dossier, et non rangée dans un classeur à part. C'est parfaitement recevable, à une condition qui n'est pas décorative : le papier doit rejoindre la même chaîne que le reste, avec la même date et le même identifiant de session. Une feuille orpheline dans une armoire ne prouve rien de plus qu'une feuille absente.
La quatrième route, celle qu'il ne faut pas prendre
Elle existe et elle est tentante : faire signer un voisin, ou régulariser plus tard.
Elle échoue pour une raison qui n'a rien de moral. Une signature apposée par quelqu'un d'autre, ou apposée après coup, rompt le lien entre la personne et le moment, le seul lien que l'ensemble du dispositif sert à établir. On obtient un document complet qui ne démontre plus rien, et qui, en contrôle, jette le doute sur les feuilles voisines. C'est le prix caché de l'arrangement : il ne fragilise pas une ligne, il fragilise le dossier.
Un ordre de grandeur
Sur une session de douze personnes, un ou deux apprenants sans appareil utilisable relèvent de l'ordinaire : batterie vide, téléphone d'entreprise verrouillé, appareil trop ancien. Cela représente une à deux minutes de traitement si la route de repli est prévue, et un quart d'heure de discussion si elle ne l'est pas.
Sur une rentrée à huit sessions, la différence se compte en heures, et elle se répète à chaque promotion.
Ce qu'il faut en retenir
Prévoir la route de repli avant la première session, pas le matin où le cas se présente. Une organisation qui a une réponse prête traite l'incident sans y penser ; une organisation qui n'en a pas improvise, et l'improvisation produit précisément les pièces qui ne prouvent rien.
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