Aucun texte en vigueur n'impose la feuille d'émargement.
C'est une phrase désagréable à lire quand on vient de passer une heure à courir après trois signatures manquantes, et elle mérite qu'on s'y arrête, parce que tout le reste en découle.
Le texte qui nommait la feuille a été abrogé il y a sept ans
Il a existé un article du code du travail qui parlait explicitement d'émargement. L'article D6353-4 disposait que « l'assiduité du stagiaire contribue à justifier de l'exécution de l'action de formation », et que pour l'établir étaient pris en compte, en premier lieu, « les états de présence émargés par le stagiaire ou tous documents et données établissant sa participation effective à la formation ».
Deux choses méritent d'être relevées dans cette phrase. La première, c'est que même à l'époque, la feuille signée n'était qu'une possibilité parmi d'autres : le « ou » ouvrait la porte à n'importe quel élément établissant la participation. La seconde, c'est que cet article n'existe plus. Il a été abrogé par le décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018, dans le sillage de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.
Depuis le 1er janvier 2019, le code du travail ne contient donc plus de disposition qui énumère les moyens de prouver l'assiduité. Rien n'est venu la remplacer.
Ce qui existe aujourd'hui tient en trois pièces, et la feuille n'en fait pas partie
Ce qui encadre désormais la vérification, c'est l'article R6332-26 du code du travail. Il pose que le contrôle de service fait s'effectue « au regard des pièces justificatives définies par un arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle ».
Cet arrêté est celui du 21 décembre 2018, publié au Journal officiel du 29 décembre. Il énumère trois catégories de pièces, et trois seulement : les factures relatives à la prestation réalisée, les relevés de dépenses avec leurs justificatifs comptables, et un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l'action.
Ni feuille d'émargement, ni attestation d'assiduité, ni relevé de connexion. Le contenu même du certificat n'est pas défini par l'arrêté ; le ministère du Travail en a publié un modèle, mais un modèle n'est pas une obligation.
À ce stade, un lecteur pressé conclurait qu'on peut cesser de faire signer les stagiaires. Ce serait une erreur, et elle coûterait cher.
L'obligation existe, elle est simplement ailleurs
Le même article R6332-26 ajoute une phrase qu'on lit moins souvent que la première : l'opérateur de compétences peut demander, « notamment en cas de plainte ou d'anomalie relative à l'exécution d'une action, tout document complémentaire nécessaire pour s'assurer de la réalisation de l'action qu'il finance ».
Et il précise la sanction. Lorsque l'organisme « ne fournit pas l'ensemble des pièces prévues ou demandées », l'opérateur « ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions en cause ».
Voilà où se trouve la contrainte réelle. Elle ne porte pas sur un document, elle porte sur une capacité : celle de démontrer, à la demande, parfois deux ans après, qu'une action a bien eu lieu. La feuille d'émargement n'est pas une obligation légale, c'est la réponse que la profession a apportée à cette exigence à l'époque du papier carbone, faute d'avoir mieux à proposer. Les financeurs l'ont réclamée parce que c'est ce qu'on leur présentait.
La différence n'est pas académique. Elle explique pourquoi deux organismes également sérieux se font épingler pour des raisons opposées. Le premier a des feuilles impeccables, mais rien qui rattache ces feuilles à une session réelle, à un formateur identifié, à un programme daté : il produit un document, pas une preuve. Le second a tout tracé, mais dans un tableur que personne ne peut authentifier et que n'importe qui a pu rouvrir la veille du contrôle. Dans les deux cas, ce qui manque n'est pas la feuille. C'est la chaîne.
Un ordre de grandeur
Prenons un organisme qui forme trois cents stagiaires par an sur des sessions de trois jours, en comptant deux demi-journées par jour. Cela fait environ mille huit cents signatures à recueillir dans l'année.
Chacune doit être rattachée à cinq éléments : une personne, une date, une demi-journée, un formateur, une session. Soit près de neuf mille rattachements à tenir juste — et à retrouver, deux ans plus tard, devant quelqu'un qui n'était pas là et qui a le pouvoir de refuser le financement.
C'est à cette échelle que la question se pose. Pas au niveau de la feuille.
Ce qu'il faut en retenir
Le raisonnement qui consiste à se demander « ma feuille d'émargement est-elle conforme ? » part du mauvais bout, parce qu'aucun texte ne définit ce que serait une feuille conforme. La bonne question est plus exigeante : si l'on me demandait demain de démontrer qu'une session de mars dernier a bien eu lieu, avec ces personnes-là, pendant ces heures-là, qu'est-ce que je serais capable de produire, et qui pourrait en garantir l'intégrité ?
Un organisme qui sait répondre à celle-là n'a plus besoin de s'inquiéter de la première.
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