Formation à distance : ce que le référentiel exige au 1er novembre

Depuis sa création en 2019, le référentiel national qualité n'a jamais demandé à un organisme de formation de vérifier qui avait suivi ses cours.

C'est une phrase qui surprend, parce que tout le monde associe Qualiopi à l'émargement. Elle est pourtant vérifiable en une heure : le référentiel se lit dans un guide officiel de trente-neuf pages, les trente-deux indicateurs y figurent avec leur libellé, leur niveau attendu et leurs exemples de preuves, et les mots « émargement », « assiduité » et « feuille de présence » n'y apparaissent pas une seule fois. L'indicateur qui s'en approche le plus est le neuvième, « Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation » : ses exemples de preuves sont le règlement intérieur, le livret d'accueil et la convocation.

Au 1er novembre 2026, cela cesse d'être vrai. Partiellement.

Ce que dit le texte, mot pour mot

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août, remplace l'annexe qui porte le référentiel. Son article 2 tient en une ligne : « Le présent décret entre en vigueur le 1er novembre 2026. » Le référentiel passe de trente-deux à trente-trois indicateurs, les sept critères ne bougent pas, et le trente-troisième ne concerne que les centres de formation d'apprentis.

L'indicateur 19 disait ceci, et rien d'autre :

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Il dira ceci :

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier. Lorsque des modules pédagogiques sont réalisés à distance, le prestataire vérifie l'effectivité de leur suivi par les apprenants. Au-delà d'un nombre d'intervenants par formation, fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle, le prestataire dispose d'un référent pédagogique par formation chargé d'assurer la coordination pédagogique entre les intervenants.

Le mot « présence » n'y figure pas. Le mot « signature » non plus. Le verbe « vérifie », en revanche, y figure, et c'est la première fois qu'un indicateur demande à l'organisme de contrôler quelque chose sur ses propres apprenants plutôt que de mettre à disposition, d'informer, de décrire ou de démontrer.

La différence entre mettre à disposition et vérifier

L'ancienne rédaction portait sur l'organisme : avez-vous fourni des ressources, et avez-vous fait en sorte qu'elles soient utilisables. On pouvait y répondre avec une plateforme, un catalogue de supports et une procédure d'accès. La réponse ne dépendait pas des apprenants.

La nouvelle rédaction porte sur les apprenants : ont-ils effectivement suivi. Une plateforme qui donne accès à douze modules ne répond plus à la question, parce qu'elle ne dit pas si quelqu'un les a ouverts. Ce qui y répond, c'est une trace produite au moment où le module est suivi, rattachée à une personne identifiée et à une date.

L'ordre de grandeur mérite d'être posé. Un parcours de trente-cinq heures dont douze en distanciel asynchrone, suivi par quinze apprenants, représente cent quatre-vingts heures individuelles à justifier. Si le découpage est fait en six modules, cela fait quatre-vingt-dix couples apprenant-module dont il faudra dire, chacun, s'il a été suivi ou non. Ce n'est pas un document à produire, c'est une donnée à collecter en continu. La différence est la même qu'entre remplir une feuille et tenir un registre.

Ce que le texte ne dit pas

Il ne dit pas comment vérifier. C'est volontaire, c'est la logique du référentiel depuis 2019, et c'est aussi ce qui rend l'exigence difficile à préparer : le document qui dit comment l'auditeur lira l'indicateur est le guide de lecture, et la version correspondant à ce décret n'était pas publiée à la date où ces lignes ont été écrites.

Il ne fixe pas non plus le seuil du référent pédagogique. Le texte renvoie à un arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle, qui n'est pas paru. Tant qu'il ne l'est pas, cette partie de l'indicateur n'est pas chiffrée, donc pas opposable. Il serait imprudent d'en conclure qu'elle ne viendra jamais, et tout aussi imprudent de bâtir une organisation sur un nombre que personne n'a encore écrit.

Enfin, le décret ne prévoit aucune disposition transitoire. Plusieurs commentateurs annoncent trois mois d'adaptation : cela ne figure nulle part dans le texte. Un audit conduit le 2 novembre est conduit sous le nouveau référentiel.

Ce qui reste hors du champ

Si vous ne faites aucun distanciel, cet ajout ne vous concerne pas. Il vise « les modules pédagogiques réalisés à distance », pas la formation en général, et il serait malhonnête de laisser croire l'inverse pour vendre un outil. Une session en salle, avec un émargement papier tenu correctement, reste conforme au référentiel le 1er novembre comme elle l'était le 31 octobre.

Ce qui vous concerne, en revanche, et qui n'a pas changé depuis 2019, c'est le contrôle de service fait. L'article L6362-6 du code du travail demande de présenter tous documents et pièces établissant la réalisation des actions, et prévoit qu'à défaut celles-ci sont « réputées ne pas avoir été exécutées ». L'article R6332-26 autorise l'opérateur de compétences à réclamer tout document complémentaire et, s'il ne l'obtient pas, à ne pas prendre en charge la dépense. C'est là, et non dans le référentiel qualité, que la preuve de présence est réellement contrainte. Le 1er novembre ne change rien à cela : il ajoute une exigence, il n'en déplace aucune.

Ce qu'il est raisonnable d'avoir en place

Quatre choses, et dans cet ordre.

Savoir quels modules de votre offre sont réalisés à distance, module par module et non formation par formation. C'est la question que posera l'auditeur en premier, et beaucoup de catalogues ne savent pas y répondre autrement qu'en ouvrant les programmes un par un.

Disposer, pour chacun, d'une trace nominative et datée du suivi. Relevé de connexion, temps passé, travaux rendus, participation à une classe virtuelle : le texte ne privilégie aucune de ces formes. Il exige qu'il y en ait une, et qu'elle porte sur des personnes, pas sur des volumes.

Savoir dire ce que vous faites quand la trace manque. Un apprenant qui n'a pas ouvert un module est un fait, pas une faute. Ce que l'indicateur 12 demande depuis 2019, pour les formations de plus de deux jours, ce sont des mesures pour favoriser l'engagement et prévenir les ruptures de parcours. Une vérification qui ne débouche sur rien est une vérification qui n'a pas servi.

Pouvoir sortir tout cela pour une action et une période données, sans reconstituer. Le critère de réussite est le même que pour le reste du dossier de preuve : un tiers qui ne connaît pas votre organisation doit pouvoir le lire.

Ce que cela dit du mouvement d'ensemble

Pendant sept ans, le référentiel a décrit des processus et laissé la preuve de présence aux financeurs. Le premier verbe de contrôle qu'il introduit vise le distanciel, c'est-à-dire exactement l'endroit où la feuille signée n'a jamais rien prouvé. Ce n'est pas un durcissement de la certification, c'est un rattrapage : la modalité qui échappait le plus à la preuve est la première à se voir demander une vérification.

Pour un organisme qui tient déjà ses présences séance par séance, personne par personne, il n'y a presque rien à faire. Pour un organisme qui considérait que l'accès à la plateforme valait preuve, il y a cinq semaines.