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Piloter l’organisme : structures, séances, assiduité, communication et réglages.
La liste des établissements de l’organisme, chacun avec sa fiche. On ouvre « Documents officiels » : logo, cachet et signature s’y déposent. La fiche d’une classe : son effectif, et les matières qu’on y enseigne. Le planning annuel : semaines de cours, périodes en entreprise, vacances. La fiche d’un étudiant, d’où l’on réinitialise aussi son mot de passe. La liste des formateurs et l’état de leur compte d’accès. Tous les comptes réunis : profil, rôle et accès à l’application. Le trombinoscope met un visage sur chaque nom de l’organisme.
La liste des séances, avec leur statut et leurs émargements. On ouvre le QR Code : il se renouvelle sous les yeux des étudiants. La feuille d’une séance terminée, et son export PDF. Sur une séance oubliée, on redemande sa signature à l’enseignant. Le lien de signature part par mail à ceux qui n’ont pas pu scanner. La liste des séances terminées dont l’émargement n’a jamais été ouvert. Le planning des salles montre l’occupation semaine par semaine.
Les alertes remontées par les étudiants depuis leur application. L’onglet « Signalements RL » réunit ce que signalent les responsables. Les justificatifs déposés, en attente de validation ou de rejet. Le détail d’une pièce : motif, période couverte, document joint.
La messagerie de l’organisme et ses conversations en cours. On ouvre un fil : l’historique s’affiche, messages vocaux compris. L’envoi d’une annonce par e-mail à un public choisi. Les sondages en cours, et le dépouillement de leurs réponses.
Les réglages de l’organisme : fuseau, plages horaires, notifications. Les salles équipées d’un tag NFC, et leur code d’émargement. Les documents soumis à la signature électronique. Les responsables légaux et l’apprenant auquel ils sont rattachés. On ouvre l’assistant : il répond sur l’usage de ScolaSign. L’offre souscrite, et le portail où se gère la facturation.
Le tableau de bord réunit l’activité du jour et les indicateurs. Le récapitulatif par classe : heures suivies, absences, taux de présence. Le second onglet donne la même lecture, côté enseignants. Les exports à transmettre aux financeurs ou à l’audit Qualiopi.
Le montage ci-dessus les enchaîne. Chacune a aussi sa page, avec son détail étape par étape.
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